చిందరవందరగా ఉన్న ఇన్బాక్స్ చెడ్డ వార్తలు. ముఖ్యమైన ఇమెయిల్‌లను కనుగొనడం కష్టమే కాదు, ప్రతిరోజూ మెయిల్ అనువర్తనాన్ని తెరవడానికి మీరు క్రమంగా తక్కువ మరియు తక్కువ ప్రేరణ పొందుతారు. మీ సందేశాల మధ్య గందరగోళాన్ని నివారించడానికి మీరు ఏమి చేయవచ్చు? దిగువ 5 సులభమైన దశలను ఉపయోగించి మీ lo ట్లుక్ ఇన్బాక్స్ను ఆప్టిమైజ్ చేయండి.
మీ ఇన్‌కమింగ్ ఇమెయిళ్ళను చూసేటప్పుడు మీకు ఎప్పుడైనా అసౌకర్యంగా అనిపిస్తే, ఈ వ్యాసం మీ కోసం. మీ ఇన్బాక్స్ను ఆప్టిమైజ్ చేయడం ద్వారా ఇమెయిళ్ళను పోగుచేయడం మరియు నోటిఫికేషన్‌లతో మిమ్మల్ని అనుమతించడం ఆపివేయండి. మీరు మీ మెయిల్‌ను నిరంతరం పర్యవేక్షించాల్సిన అవసరం లేదు మరియు ప్రతిదీ క్లియర్ చేయడానికి గంటలు గడుపుతారు. మైక్రోసాఫ్ట్ 365 కోసం lo ట్లుక్లో ఈ 5 సులభమైన దశలను పరిశీలించండి మరియు మీ కోసం ప్రతిదీ క్రమబద్ధీకరించండి.
గమనిక : ఈ లక్షణాలు చాలావరకు మైక్రోసాఫ్ట్ 365 / ఆఫీస్ 365 కోసం lo ట్లుక్‌కు వర్తిస్తాయి. అయితే, వాటిలో కొన్ని మైక్రోసాఫ్ట్ యొక్క ఇమెయిల్ సేవ అవుట్‌లుక్.కామ్ ద్వారా కూడా అందుబాటులో ఉన్నాయి.
మీ lo ట్లుక్ ఇన్బాక్స్ను 5 సులభ దశల్లో ఆప్టిమైజ్ చేయండి
మీ మెయిల్‌ను నిర్వహించడంలో మీరు lo ట్లుక్ ప్రోగా ఎలా మారారో చూద్దాం మరియు చివరకు మీరు కలలు కంటున్న సున్నా-నోటిఫికేషన్ ఇన్బాక్స్ను సాధించవచ్చు.
1. నకిలీ ఇమెయిల్‌లను తొలగించడం ద్వారా శుభ్రం చేయండి
నకిలీ ఇమెయిల్‌లను తొలగించడానికి lo ట్లుక్ స్వయంచాలక సాధనం ఉందని మీకు తెలుసా? ఇప్పుడు నువ్వు చేయి. ప్రతిరోజూ కొన్ని క్లిక్‌లలో మీరు చూడవలసిన ఇమెయిల్‌ల సంఖ్యను త్వరగా తగ్గించడానికి ఈ లక్షణాన్ని ఉపయోగించండి.
- మీరు క్లియర్ చేయదలిచిన ఇన్బాక్స్ను తెరవండి. అప్రమేయంగా ఉండేలా చూసుకోండి హోమ్ టాబ్ - రిబ్బన్ హెడర్ ఇంటర్‌ఫేస్‌ను చూడటం ద్వారా మీరు ఏ ట్యాబ్‌లో ఉన్నారో తనిఖీ చేయవచ్చు.
- విస్తరించండి శుబ్రం చేయి డ్రాప్-డౌన్ మెను, ఆపై గాని ఎంచుకోండి ఫోల్డర్‌ను శుభ్రపరచండి లేదా సంభాషణను శుభ్రపరచండి , మీ అవసరాలను బట్టి.
- ప్రాంప్ట్ మీ స్క్రీన్‌లో పాపప్ అవుతుంది. మీరు సంభాషణ లేదా ఫోల్డర్‌ను క్లియర్ చేయాలనుకుంటున్నారని నిర్ధారించండి మరియు మీ ఇన్‌బాక్స్‌లో చదవని ఇమెయిల్‌ల సంఖ్య ఎలా తగ్గుతుందో చూడండి.
క్లీన్ అప్ ఫీచర్ గురించి మంచిది ఏమిటంటే, తొలగించిన అన్ని అంశాలను కొంత సమయం వరకు తిరిగి పొందవచ్చు. మీరు వాటిని కనుగొనవచ్చు తొలగించిన అంశాలు మీ lo ట్లుక్ విండో వైపు ఫోల్డర్.
2. మీ ఇమెయిల్‌ల కోసం ఫోల్డర్లను సృష్టించండి
మీ ఇన్‌కమింగ్ మెయిల్‌లో ప్రతి ఒక్కటి ఒక ఫోల్డర్‌లో కలిగి ఉండటం గందరగోళంగా ఉంటుంది. ఖచ్చితంగా, స్పామ్ సాధారణంగా జంక్ మెయిల్ వర్గంలో క్రమబద్ధీకరించబడుతుంది, కానీ మిగతావన్నీ మీ ఇష్టం. ప్రతిరోజూ కొన్ని ముఖ్యమైన ఫోల్డర్లను ఏర్పాటు చేయాలని మరియు మీ ఇన్‌కమింగ్ మెయిల్‌ను క్రమబద్ధీకరించాలని నేను వ్యక్తిగతంగా సిఫార్సు చేస్తున్నాను.
అనుసరించి పనులు పూర్తయ్యాయి ® లేదా జిటిడి Tasks పనులను నిర్వహించే పద్దతి, మీరు lo ట్‌లుక్‌తో ఉత్పాదకతను సులభంగా మెరుగుపరచవచ్చు. మొదట, మీరు మూడు వేర్వేరు ఫోల్డర్లను సృష్టించాలి:
- ఇన్బాక్స్ (డిఫాల్ట్) - మీ డిఫాల్ట్ ఇన్‌బాక్స్‌లో ముఖ్యమైన ఇమెయిల్‌లను వదిలివేయండి. ఇవి మీరు వెంటనే సమాధానం ఇవ్వగల సందేశాలు లేదా అత్యవసరంగా హాజరు కావాలి.
- చెయ్యవలసిన - అత్యవసరం కాని ఇమెయిల్‌లను ఈ ఫోల్డర్‌లోకి లాగండి. మీరు మీ ఇన్బాక్స్ను స్పష్టంగా ఉంచవచ్చు మరియు పగటిపూట ఈ సందేశాలకు మొగ్గు చూపుతారు.
- ఫాలో అప్ - మీరు వేచి ఉన్న ప్రత్యుత్తరాలు లేదా మీరు వాయిదా వేసిన పనులు వంటి ఇమెయిల్‌లను మీరు నిలిపివేసిన ఈ ఫోల్డర్‌కు తరలించండి.
- రిమైండర్‌లు - కొన్ని ఇమెయిళ్ళకు మీరు వాటికి ప్రత్యుత్తరం ఇవ్వవలసిన అవసరం లేదు. వాటిని ప్రత్యేక ఫోల్డర్‌లో ఉంచండి, తద్వారా మీరు ఎప్పుడైనా తిరిగి చూడవచ్చు మరియు వాటిని సులభంగా కనుగొనవచ్చు.
గమనిక : క్రొత్త ఫోల్డర్లను సృష్టించడానికి, మీ ఇన్బాక్స్ ఫోల్డర్‌పై క్లిక్ చేసి, క్రొత్త ఫోల్డర్‌ను ఎంచుకోండి. ఇక్కడ, పేరును టైప్ చేసి ఎంటర్ నొక్కండి.
మీరు మీ ఇమెయిల్‌లను ఈ వర్గాలలో క్రమబద్ధీకరించడం ద్వారా ప్రతిరోజూ ప్రారంభించాలి, తరువాత మీ చేయవలసిన ఫోల్డర్‌కు మొగ్గు చూపే సమయాన్ని షెడ్యూల్ చేయండి. దీనికి అనుగుణంగా ఉండేలా చూసుకోండి! మీరు రోజంతా ఇమెయిల్‌లను స్వీకరించడాన్ని క్రమబద్ధీకరించవచ్చు.
అవసరమైతే, మరిన్ని ఫోల్డర్లను సృష్టించడానికి బయపడకండి, ఈ పద్ధతి మీ కోసం మరియు మీ కోసం మాత్రమే వ్యక్తిగతీకరించబడాలి.
3. టాస్క్ వ్యూని ఉపయోగించండి
మీరు ఇమెయిల్‌ల నుండి పనులను సృష్టించగలరని మీకు తెలుసా? మీరు టాస్క్‌గా మార్చాలనుకుంటున్న సందేశాన్ని అందుకున్నప్పుడల్లా, టాస్క్ సెటప్ విజార్డ్‌ను తీసుకురావడానికి దాన్ని lo ట్లుక్ యొక్క టాస్క్ లిస్ట్ ఐకాన్‌కు లాగండి. ఇక్కడ, మీరు మీ పనికి పేరు, వివరణ ఇవ్వవచ్చు మరియు రిమైండర్‌ను కూడా సెటప్ చేయవచ్చు.
మీరు రిమైండర్‌ను సెట్ చేస్తే, పేర్కొన్న సమయంలో సమావేశ రిమైండర్‌తో సమానంగా పనులు పాపప్ అవుతాయి. ఇది మీ ఇన్‌కమింగ్ ఇమెయిళ్ళ నుండి నేరుగా నిర్వహించడానికి మరియు సులభంగా పనులను సృష్టించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.
4. ఇన్‌కమింగ్ మెయిల్‌ను స్వయంచాలకంగా క్రమబద్ధీకరించడానికి నియమాలను సెట్ చేయండి
ఇమెయిల్ సందేశాలను స్వయంచాలకంగా తరలించడానికి, ఫ్లాగ్ చేయడానికి మరియు ప్రతిస్పందించడానికి నియమాలు మిమ్మల్ని అనుమతిస్తాయి, ఇది lo ట్‌లుక్‌ను ఆపరేట్ చేయడం చాలా సులభం చేస్తుంది. మీరు శబ్దాలను ప్లే చేయడానికి, ఫోల్డర్‌లకు సందేశాలను తరలించడానికి లేదా క్రొత్త ఐటెమ్ హెచ్చరికలను స్వయంచాలకంగా ప్రదర్శించడానికి నియమాలను ఉపయోగించవచ్చు.
ఒక నిర్దిష్ట పంపినవారి నుండి లేదా సబ్జెక్ట్ లైన్‌లోని కొన్ని కీలకపదాలతో ఒక వస్తువును మరొక ఫోల్డర్‌కు తరలించే సామర్థ్యాన్ని నేను వ్యక్తిగతంగా కనుగొన్నాను. దీని అర్థం కొన్ని ప్రమాణాలు నెరవేరినట్లయితే, మీరు దాన్ని తాకకుండా ఒక ఇమెయిల్ పేర్కొన్న ఇన్‌బాక్స్‌కు తరలించబడుతుంది.
Lo ట్లుక్లో నియమాన్ని ఎలా సెటప్ చేయాలో ఇక్కడ ప్రాథమిక గైడ్ ఉంది.
- మీ ఇన్బాక్స్ లేదా మరొక ఇమెయిల్ ఫోల్డర్‌లోని సందేశాన్ని కుడి క్లిక్ చేసి ఎంచుకోండి నియమాలు .
- ఎంపికలలో ఒకదాన్ని ఎంచుకోండి. మరిన్ని ఎంపికలను చూడటానికి, ఎంచుకోండి నియమాన్ని సృష్టించండి .
- లో నియమాన్ని సృష్టించండి డైలాగ్ బాక్స్, మొదటి మూడు చెక్‌బాక్స్‌లలో ఒకటి లేదా అంతకంటే ఎక్కువ ఎంచుకోండి.
- లో కింది వాటిని చేయండి విభాగం, ఫోల్డర్‌కు సందేశాన్ని తరలించాలనే నియమం మీకు కావాలంటే, తనిఖీ చేయండి అంశాన్ని ఫోల్డర్‌కు తరలించండి బాక్స్.
- నుండి గమ్యం ఫోల్డర్‌ను ఎంచుకోండి ఫోల్డర్ ఎంచుకోండి కనిపించే సంభాషణ, ఆపై క్లిక్ చేయండి అలాగే .
- క్లిక్ చేయండి అలాగే మీ నియమాన్ని సేవ్ చేయడానికి మరోసారి.
5. వర్గాల ప్రయోజనాన్ని పొందండి
మీ ఇమెయిల్‌లను కలర్ కోడింగ్ అవుట్‌లుక్‌లోని అనుబంధ అంశాలను సులభంగా గుర్తించడానికి మరియు సమూహపరచడంలో మీకు సహాయపడుతుంది. మీరు డిఫాల్ట్ వర్గాల సమితి నుండి ఎంచుకోవచ్చు లేదా మీ స్వంతంగా సృష్టించవచ్చు, ఆపై మీ lo ట్లుక్ ఇమెయిల్‌లకు వర్గాలను కేటాయించవచ్చు.
పఠనం పేన్ లేదా బహిరంగ సందేశం నుండి రంగు వర్గాన్ని కేటాయించడానికి, ఎంచుకోండి వర్గీకరించండి నుండి టాగ్లు రిబ్బన్‌పై సమూహం చేసి, జాబితా నుండి ఒక వర్గాన్ని ఎంచుకోండి.
తుది ఆలోచనలు
మీరు ఆధునిక సాంకేతికతకు సంబంధించిన మరిన్ని కథనాలను చదవాలనుకుంటే, మా వార్తాలేఖకు సభ్యత్వాన్ని పొందండి. మీ రోజువారీ సాంకేతిక జీవితంలో మీకు సహాయపడటానికి మేము క్రమం తప్పకుండా ట్యుటోరియల్స్, వార్తా కథనాలు మరియు మార్గదర్శకాలను ప్రచురిస్తాము.
